Главная
Управление информационным содержанием (контентом) Интернет-ресурсов
Системы управления контентом предприятия

Кто не делится найденным, подобен свету в дупле секвойи (древняя индейская пословица)

Версия для печати

Библиографическая запись: Системы управления контентом предприятия. — Текст : электронный // Myfilology.ru – информационный филологический ресурс : [сайт]. – URL: https://myfilology.ru//192/sistemy-upravleniya-kontentom-predpriyatiya/ (дата обращения: 18.04.2024)

Системы управления контентом предприятия

Содержание

Система управления содержимым (контентом) (англ. Content management system, CMS) — информационная система или компьютерная программа, используемая для обеспечения и организации совместного процесса создания, редактирования и управления содержимым, иначе — контентом (от английского content)^[.

Основные функции CMS:

Предоставление инструментов для создания содержимого, организация совместной работы над содержимым,
Управление содержимым: хранение, контроль версий, соблюдение режима доступа, управление потоком документов и т. п.,
Публикация содержимого,
Представление информации в виде, удобном для навигации, поиска.

В системе управления содержимым могут находиться самые различные данные: документы, фильмы, фотографии, номера телефонов, научные данные и так далее. Такая система часто используется для хранения, управления, пересмотра и публикации документации. Контроль версий является одним из основных её преимуществ, когда содержимое изменяется группой лиц.

В общем случае системы управления содержимым делятся на:

Систему управления содержимым масштаба предприятия (англ. Enterprise Content Management System)
Система управления веб-содержимым (англ. Web Content Management System)

В силу того, что ECMS имеют глубокую внутреннюю классификацию по предметным областям (HRM, DMS, CRM, ERP и т. д.), термин CMS заместил собой WCMS, превратившись в синоним системы управления сайтами. Подобные CMS позволяют управлять текстовым и графическим наполнением веб-сайта, предоставляя пользователю интерфейс для работы с содержимым сайта, удобные инструменты хранения и публикации информации, автоматизируя процессы размещения информации в базах данных и её выдачи в HTML.

Задача управления контентом на предприятиях перешла сегодня в разряд стратегических. Создаются единые корпоративные хранилища, в которых все типы контента находятся под управлением специализированных программных систем, обеспечивающих классификацию и структуризацию информации, доступ к ней всех заинтересованных сторон, автоматизирующих все этапы жизненного цикла контента. Однако контент не может существовать отдельно от бизнес-процессов.

Централизованная обработка информации на ЭВМ вычислительных центров была первой исторически сложившейся технологией. Создавались крупные вычислительные центры (ВЦ) коллективного пользования, оснащенные большими ЭВМ (в нашей стране - ЭВМ ЕС). Применение таких ЭВМ позволяло обрабатывать большие массивы входной информации и получать на этой основе различные виды информационной продукции, которая затем передавалась пользователям. Такой технологический процесс был обусловлен недостаточным оснащением вычислительной техникой предприятий и организаций в 60 - 70-е гг.

Достоинства методологии централизованной технологии:

возможность обращения пользователя к большим массивам информации в виде баз данных и к информационной продукции широкой номенклатуры;

сравнительная легкость внедрения методологических решений по развитию и совершенствованию информационной технологии благодаря централизованному их принятию.

Недостатки такой методологии очевидны:

ограниченная ответственность низшего персонала, который не способствует оперативному получению информации пользователем, тем самым препятствуя правильности выработки управленческих решений;

ограничение возможностей пользователя в процессе получения и использования информации.

Децентрализованная обработка информации связана с появлением в 80-х гг. персональных компьютеров и развитием средств телекоммуникаций. Она весьма существенно потеснила предыдущую технологию, поскольку дает пользователю широкие возможности в работе с информацией и не ограничивает его инициатив.

Достоинствами такой методологии являются:

гибкость структуры, обеспечивающая простор инициативам пользователя;

усиление ответственности низшего звена сотрудников;

уменьшение потребности в пользовании центральным компьютером и соответственно контроле со стороны вычислительного центра;

более полная реализация творческого потенциала пользователя благодаря использованию средств компьютерной связи.

Однако эта методология имеет свои недостатки:

сложность стандартизации из-за большого числа уникальных разработок;

психологическое неприятие пользователями рекомендуемых вычислительным центром стандартов и готовых программных продуктов;

неравномерность развития уровня информационной технологии на локальных местах, что в первую очередь определяется уровнем квалификации конкретного работника.

Описанные достоинства и недостатки централизованной и децентрализованной информационной технологии привели к необходимости придерживаться линии разумного применения и того, и другого подхода. Такой подход назовем рациональной методологией и покажем, как в этом случае будут распределяться обязанности:

вычислительный центр должен отвечать за выработку общей стратегии использования информационной технологии, помогать пользователям как в работе, так и в обучении, устанавливать стандарты и определять политику применения программных и технических средств;

персонал, использующий информационную технологию, должен придерживаться указаний вычислительного центра, осуществлять разработку своих локальных систем и технологий в соответствии с общим планом организации.

Рациональная методология использования информационной технологии позволит достичь большей гибкости, поддерживать общие стандарты, осуществить совместимость информационных локальных продуктов, снизить дублирование деятельности и др.

Выбор вариантов внедрения информационной технологии в фирме

При внедрении информационной технологии в фирму необходимо выбрать одну из двух основных концепций, отражающих сложившиеся точки зрения на существующую структуру организации и роль в ней компьютерной обработки информации.

Первая концепция ориентируется на существующую структуру фирмы. Информационная технология приспосабливается к организационной структуре, и происходит лишь модернизация методов работы. Коммуникации развиты слабо, рационализируются только рабочие места. Происходит распределение функций между техническими работниками и специалистами. Степень риска от внедрения новой информационной технологии минимальна, так как затраты незначительны и организационная структура фирмы не меняется.

Основной недостаток такой стратегии - необходимость непрерывных изменений формы представления информации, приспособленной к конкретным технологическим методам и техническим средствам. Любое оперативное решение "вязнет" на различных этапах информационной технологии.

К достоинствам стратегии можно отнести минимальные степень риска и затраты.

Вторая концепция ориентируется на будущую структуру фирмы. Существующая структура будет модернизироваться,

Данная стратегия предполагает максимальное развитие коммуникаций и разработку новых организационных взаимосвязей. Продуктивность организационной структуры фирмы возрастает, так как рационально распределяются архивы данных, снижается объем циркулирующей по системным каналам информации и достигается сбалансированность между решаемыми задачами.

К основным ее недостаткам следует отнести:

существенные затраты на первом этапе, связанном с разработкой общей концепции и обследованием всех подразделений фирмы;

наличие психологической напряженности, вызванной предполагаемыми изменениями структуры фирмы и, как следствие, изменениями штатного расписания и должностных обязанностей.

Достоинствами данной стратегии являются:

рационализация организационной структуры фирмы;

максимальная занятость всех работников;

высокий профессиональный уровень;

интеграция профессиональных функций за счет использования компьютерных сетей.

Новая информационная технология в фирме должна быть такой, чтобы уровни информации и подсистемы, ее обрабатывающие, связывались между собой единым массивом информации. При этом предъявляются два требования. Во-первых, структура системы переработки информации должна соответствовать распределению полномочий в фирме. Во-вторых, информация внутри системы должна функционировать так, чтобы достаточно полно отражать уровни управления.

Сегодня на предприятиях развертываются хранилища, в которых корпоративный контент находится под управлением специализированных программных систем класса Enterprise Content Management (ECM). Но контент не может существовать отдельно от бизнес-процессов предприятий. В 80-х годах появились технологии автоматизации бизнес-процессов (workflow). Некоторые из них были встроены в системы управления документами и далее развивались в их рамках, другие существовали как отдельные продукты и постепенно эволюционировали в программное обеспечение управления бизнес-процессами (business process management, BPM). Задача таких систем — интеграция различных приложений с использованием единых стандартов, поддержка сервис-ориентированной архитектуры и управление потоками работ в оперативном режиме. К сожалению, многие современные системы класса BPM не ориентированы на управление неструктурированной информацией, поэтому для управления бизнес-процессами, ориентированными на контент, предприятия либо используют встроенные в системы ECM механизмы workflow, либо используют внешние инструменты BPM, для которых корпоративное хранилище EСM — лишь еще одна внешняя система. Оба подхода не лишены недостатков.

Ориентированным на контент называют такой процесс, в котором корпоративный контент либо определяет ход процесса, либо является его результатом. В качестве примера можно рассмотреть процесс выдачи займа, который начинается с поступления заявления — документа, к которому прикладывают отчеты о кредитных операциях и оценке стоимости имущества и другую информацию. Остальные документы (в том числе, само долговое обязательство) создают уже после утверждения решения о выдаче займа. В таком процессе данные из документов извлекают и используют согласно автоматизированным бизнес-правилам. В то же время исходные документы оставляют неизменными для того, чтобы впоследствии применять их в других бизнес-процессах (в том числе, в обслуживании клиентов, аудите, проверке соблюдения норм регулирования и т.п.), стартующих уже после завершения процесса выдачи займа.

Для автоматизации различных процессов, ориентированных на контент, необходима система BPM, интегрированная с инструментарием ECM, и поддерживающая три основные функции.

Поддержка шаблонов операций над контентом. Любая система BPM поставляется с библиотекой типовых задач — операций, которые система может выполнить без программирования, и которые можно просто выбрать из «палитры». Такими задачами могут быть, например, отправка электронной почты или выполнение XML-преобразования. Типовыми операциями над контентом являются и выписка, и регистрация контента в хранилище, установка периодов хранения, изменение метаданных или публикация контента в Web. Системы ECM предоставляют интерфейсы API для подобных операций, но лишь некоторые из продуктов категории BPM имеют эти функции в составе стандартных возможностей.
Обработка событий при работе с контентом. Системы BPM реагируют в оперативном режиме на события, которые происходят во внешних системах. Если изменяется информация о клиенте, то, к примеру, CRM-приложение может автоматически сформировать событие; то же самое может и сделать ERP-приложение, если на складе закончилась продукция. Эти системы должны «знать», как другие системы будут использовать их события. Такой тип интеграции называют слабо связанным; его основная цель — сделать процессы более гибкими. Системы ECM формируют события, когда добавляется новый объект, изменяются метаданные или превышен срок хранения документа и т.д.
Поддержка XML. Системы BPM «видят» XML на уровне хранимых данных; они умеют обрабатывать, проверять и преобразовывать XML-документы с использованием встроенных функций. Системы ECM «видят» XML как объект контента и предоставляют операции по выписке и регистрации, контролю сроков хранения, индексации метаданных и преобразованию форматов. Между тем необходимо уметь управлять как данными в формате XML, так и XML-документом как таковым.

Спектр ориентированных на контент бизнес-процессов велик, а их влияние на бизнес огромно. Все эти процессы можно разделить на четыре основные категории: процессы жизненного цикла контента, процессы с неизменяемым контентом, процессы коллективной работы и ориентированные на контент фрагменты корпоративных бизнес-процессов.

Процессы жизненного цикла контента охватывают задачи создания, сбора, проверки, утверждения, публикации, распространения и архивирования. Их задача — подготовка контента и доведение его до пользователей. Среди примеров процессов данной категории уместно привести разработку и поддержку Web-сайтов, технической или отчетной документации, маркетинговых материалов. Именно поддержке таких процессов уделяется особое внимание в традиционных системах.

Процессы с неизменяемым контентом (например, управление заказами, оплата счетов, гарантирование займов, обслуживание клиентов и т.д.) запускаются обычно при поступлении определенного документа — заказа, запроса, счета, жалобы, заявки и др. Все это документы с неизменяемым или фиксированным, контентом. Фиксированный контент не подлежит редактированию или исправлению, но включает информацию, определяющую движение процесса, и обычно должен быть сохранен для дальнейшего использования. Примером подобного процесса может служить обработка изображений документов, где фиксированный контент поступает в организацию в виде бумажного документа или факса. Однако сегодня фиксированный контент все чаще представляет собой Web-формы, XML-сообщения, электронные письма и др.

Программное обеспечение для управления процессами коллективной работыпредоставляет единое рабочее пространство, находясь в котором, сотрудники могут общаться с коллегами при работе над проектом. Объекты контента, в том числе документы, дискуссии, опросы, таблицы данных, обеспечивают среду коллективной работы. В Documentum BPM за счет интеграции Documentum eRoom Enterprise со структурированными процессами предлагается оригинальная модель сотрудничества: eRoom может выступать в качестве задачи или подпроцесса более крупного процесса BPM, и, обратно, структурированный бизнес-процесс можно запустить из eRoom.

Нередки ситуации, когда часть глобального корпоративного бизнес-процесса ориентирована на контент. Следовательно, управление главным (сквозным) процессом необходимо интегрировать с процессом ориентированным на контент.

Сегодня многие пользователи «живут» в одной из двух прикладных сред — электронной почте или корпоративном информационном портале — и предпочитают выполнять все свои задачи именно в ней. В большинстве систем управления бизнес-процессами пользователю направляется электронное сообщение о том, что он назначен на выполнение нового задания; однако, чтобы выполнить его, приходится заходить в отдельное Web-приложение.

06.11.2017, 6044 просмотра.