Кто не делится найденным, подобен свету в дупле секвойи (древняя индейская пословица)
Версия для печати
Библиографическая запись:
Основные процессы и операции при управления контентом. — Текст : электронный // Myfilology.ru – информационный филологический ресурс : [сайт]. – URL: https://myfilology.ru//192/osnovnye-proczessy-i-operaczii-pri-upravleniya-kontentom/ (дата обращения: 19.04.2024)
Основные процессы и операции при управления контентом
Содержание
Чтобы разобраться в работе информационной системы, необходимо понять суть задач, которые она решает, а также организационные процессы, в которые она включена. В любой информационной системе организуются определенные процессы, чтобы:
- выявить информационные потребности;
- осуществить отбор источников информации;
- осуществить сбор информации;
- выполнить действия по обработке информации, оценке ее полноты и значимости и по представлению ее в удобном виде;
- вывести информацию для предоставления потребителям или передачи в другую систему;
- организовать использование информации для оценки тенденций, разработки прогнозов, оценки альтернатив решений и действий, выработки стратегии;
- организовать обратную связь — по результатам обработки данных осуществить коррекцию взаимодействия с внешней средой.
Все эти действия осуществляются с помощью тех или иных информационных технологий в рамках информационной системы организации. Для любой организации является существенным установление регламента функционирования информационной системы — от выявления информационных потребностей до использования информации. Речь идет о типизации задач, решаемых в организации, установлении периодичности получения, обработки и использования информации, стандартизации входных и выходных документов, стандартизации процедур обработки информации.
Запросы к информационной системе и, следовательно, процедуры формирования ответа на них можно подразделить на рутинные и нерутинные. Рутинные процедуры характеризуются заданностью исходной и выходной информации, а также определенностью алгоритма получения последней из первой. Выделение рутинных задач и процедур обработки информации позволяет их формализовать, а в дальнейшем и автоматизировать. Вопрос лишь в том, в состоянии ли используемые в организации информационные технологии обеспечить инфраструктуру для этого. Если рутинные повседневные действия автоматизированы, то гораздо проще обрабатывать нерутинные случайные запросы. В основе любой системы лежит процесс.
В основе информационной системы — процесс производства информации. В этом смысле мы можем рассматривать информационную систему как систему управления, где этот процесс является объектом управления. И, как во всякой системе управления, существуют органы управления информационной системой.
Информационная система как объект управления
| Объект управления | Оперативный уровень управления | Тактический уровень управления | Стратегический уровень управления |
| Информационная система организации | Персонал информационной системы, менеджеры подразделений и функциональных служб | Корпоративный совет директоров и главные менеджеры информационной системы | |
| Применяемые информационные технологии | Персонал информационной системы | Главные менеджеры информационной системы | |
Собственно процессы и операции при управлении контентом
Gartner определяет средства управления корпоративным содержанием (Enterprise Content Management, ECM) как «зонтичное» понятие, объединяющее методики и технологии решения критически важных для заказчиков ИТ-задач, связанных с управлением документами и другой неструктурированной информацией.
Сейчас ECM-технологии поддерживают работу с содержимым самых разных типов и форматов (в числе которых фотографии, XML-компоненты, видеоклипы и сообщения электронной почты) на протяжении всего жизненного цикла контента. В последние годы во многие ECM-пакеты включают совместно работающие приложения, которые могут также продаваться и использоваться отдельно.
Gartner выделяет по своему целевому назначению следующие ключевые компоненты ПО ECM:
· управление документами (Document Management, DM) — регистрация, контроль версий, обеспечение безопасности и библиотечные службы для деловых документов;
· управление записями (Records Management, RM) — долгосрочное архивирование и автоматизация сохранения документов в соответствии с нормативными требованиями;
· управление потоками работ (Workflow) — поддержка бизнес-процессов и маршрутизация контента в соответствии с рабочими заданиями и состояниями;
· управление Web-контентом (Web Content Management, WCM) — автоматизация функций Web-мастера, а также управление динамическим контентом и взаимодействием с пользователем;
· документо-ориентированная групповая работа (Document-Centric Collaboration) — коллективная работа с документами и поддержка проектных команд.
Технология управления Web-контентом (Web Content Management, WCM) поддерживает процесс создания, согласования, публикации и постоянного обновления информации на сайтах и обычно интегрируется с системой управления документами. Она позволяет организациям публиковать информацию и документы в Web, не ограничиваясь Интернетом, экстранетом или интранетом. Использование ПО для управления web-контентом позволяет публиковать информацию быстро и безопасно в разных каналах, даже не зная языка HTML. Благодаря этому организации могут возложить задачу публикации документов в Web на бизнес-пользователей — владельцев контента. Эффективность применения такого ПО заключается в том, что разным службам не нужно повторно вносить изменения в документ, а следовательно, контент содержит меньше ошибок и нестыковок.
Само понятие «управление контентом» первоначально прочно ассоциировалось с процессом публикации и обновления информации на Web-сайтах — требовалась технология, позволяющая следить за ее актуальностью. Поэтому в качестве синонима content management часто используют термин Web content management. В результате термин content management расширился: им стали обозначать управление не только информацией на сайте, но и всеми разрозненными и разнообразными фрагментами корпоративной информации. Есть и другие определения.
ПО для управления web-контентом предусматривает:
· создание/редактирование контента в рамках контролируемого процесса опубликования информации;
· доставку и администрирование информации для создания web-презентаций;
· автоматическое преобразование контента под различные форматы представления;
· надежное разграничение доступа к публичной и непубличной информации;
· визуализацию интернет-презентаций.
Системы для управления Web-контентом помогают распределить между сотрудниками обязанности по созданию содержания и обеспечивают возможность его публикации.
Когда информации предается удобная форма, предназначенная для конкретной цели, она становиться контентом. Контентом может быть существующий документ, информация в сетевом формате ил коммерческая операция. Ценность контента основана на сочетании его изначальной удобной для использования формы, а также приложения, доступности, использования, пользы, узнаваемости бренда и уникальности.
Управление контентом – это процесс сбора, управления и публикуемой информации и набора функций для ряда целевых аудиторий.
- • Для сбора содержания организации необходимо создать систему, которая эффективно фиксирует информацию и набор функций, которыми организации желает поделиться. Также, система должна обеспечивать правильность и связность прикрепления контента как части общей схемы контента компании.
- • Для управления контентом, организации нужно создать систему для сохранения и организации информации и набора функций вне какого-то конкретного канала передачи. Важно обеспечить легкость поиска и возобновления сохраняемого и организованного контента.
- • Для опубликования контента организация должна создать систему для составления и доставки правильной информации и набора функций путями, которых ожидает аудитория компании, и на которые она отреагирует позитивно. Система издания должна управлять всесторонним веб-сайтом и другими публикациями, которые организации нужно предоставить.
Системы управления контентом используются для сохранения и поиска великих объемов информации. Их используют для создания информационных порталов, которые лежать в основе управления знаниями. Управление контентом является обширным процессом сбора, управления и опубликования информации нужным средством информации. Управление содержанием Электронное управление – Что нужно знать лидеру в сфере управления
Зачем нужно управление контентом
Важнейшей функцией многих инстанций является произведение, доставка и архивация информации. Все чаще и чаще организации используют технологии для управления своими функциями сетевыми средствами, осознав, что Интернет предоставляет великолепную возможность улучшения качества услуг и предоставления информации. Электронное управление приводится в действие не только с помощью аспекта подачи побочной информации, в котором интерес становит эффективная и действенная передача информации, но и с помощью аспекта спроса, а именно ожиданиями пользователей относительно удобности и функциональности.
Организации, которые хотят управлять и распространять информацию и предоставлять услуги в режиме онлайн, будут иметь откровенную пользу от внедрения надежной системы управления контентом. Веб-страница, которая не может обеспечить надежной, точной и релевантной информации, будет работать в убыток и снижать репутацию. По существу, есть три причины, по которым нужно считать управление контентом важным.
- Управление контентом устанавливает суть современного понятия электронного управления. Управление контентом есть способом сделать электронное управление настоящим и действенным, поскольку оно может помочь всем участникам получить доступ к нужной информации и операциям в нужное время.
- Управление контентом есть противоположность сегодняшней информационной неразберихе. Организаторы вносят все больше и больше данных на сайты для обеспечения потребностей пользователей. Управление контентом может организовывать и направлять информацию, а также контролировать ее.
- Управление контентом нацелено на решение вопроса о том, как можно предать некую ценность и сущность единице информации. Системы управления контентом создают и распоряжаются информацией, а также присваивают ей данные, которые могут быть нужны для установления их ценности.
Управление и опубликование контента через веб-сайт является критически важным компонентом инициативы электронного управления. Важно, чтобы контент был правильным и современным, а к нему нужно иметь одинаковый доступ посредством ряда разных самообслуживающих модулей. Управление контентом играет роль двигателя электронного управления; оно способствует сбору информации с разнообразных источников. Вдобавок к этому, оно достаточно гибкое для того, чтоб быть поддержкой для широкого спектра приложений и функциональных характеристик инициатив электронного управления.
Главные требования к управлению контентом
Система управления контентом должна быть достаточно гибкой для того, чтобы управлять контентом в рамках небольших проектов на уровне рабочей группы, а также в рамках процессов масштаба общеорганизационного. Возможность быстро устанавливать функциональную среду с наименьшими усилиями по ее эксплуатации также есть не менее важным. К тому же, система управления контентом должна сделать информацию максимально доступной для того, чтобы граждане и работодатели могли принимать решения, обоснованные на реальных данных. Это общие требования к управлению содержанием. Но для инициатив электронного управления следующие ключевые требования могут быть внесены в поле нашего внимания.
Управление содержанием
- Скорость запуска. Организации нуждаются в решении, которое могло бы быть быстро введено в действие и имело способность расти с ростом требований. По причине ограниченности технических ресурсов, система, которою можно внедрить без истощения ресурсов, есть ключевой для инициатив электронного управления.
- Возможность опубликования материалов и конвертации их с первоначальных форматов. Система управления контентом, используемая в инициативах электронного управления, должна иметь возможность легко конвертировать как бумажное, так и электронное содержание в формат, который полностью доступен в сети. Более того, система должна открывать возможность для владельцев контента управлять источником содержания и время от времени производить обновления, в то же время автоматически отображая их в «общественной» версии.
- Возможность автоматизации процесса опубликования с помощью шаблонов, используя знакомые инструменты. Система, которая обеспечивает подход, основанный на использовании шаблонов, рационализирует процесс опубликования, при создании конкретных шаблонов и их использовании авторами контента. Авторы могут использовать похожие инструменты для создания контента и для уверенности в том, что результаты их работы будут целостными после того, как опубликуются на сайте.
- Потребность в прямых вкладах от рабочей силы, находящейся в разных географических регионах. Такая система должна быть всеобъемлющей по отношению к доступу для авторов и для пользователей. Важным есть доступ к полному набору функций через популярные веб-браузеры, независящие от конкретной платформы.
- Поддержка функций окончания срока действия, архивации и поиска. Система должна предусматривать возможность архивирования контента для получения последующего доступа в хорошо организованном формате, обоснованном на знаниях предусматривающем опцию поиска. Она должна иметь способность расширяться для поддержки большого объема информации, собранного со временем, и предоставлять средства для ликвидации контента, который нечасто используется или превышает свой период эксплуатации.
- Поддержка модели безопасности, которая предоставляет нужный контент нужным людям. Обычно, электронное управление нуждается в системах, являющихся достаточно гибкими для того, чтобы поддерживать общественные веб-страницы, а также внутрисетевые процессы запуска. Таким образом, система управления контентом должна поддерживать динамическую модель безопасности, являющуюся гибкой при поддержке, как частных, так и общественных моделей без значительного административного отягощения.
- Поддержка большого количества пользователей. Системы включают в себя много пользователей с разным техническим уровнем и большими объемами контента. То есть, система должна быть масштабируемой и мощной в условиях объемного производства.
- Открытая технология, базирующаяся на стандартах промышленности. Для экономии средств при внедрении, для упрощения интеграции с другими системами, а также для защиты инвестиций в управлении контентом с постепенным ростом потребностей и объемов использования, система должна поддерживать стандарты промышленности и меть открытую архитектуру и среду развития.
- Решение, которое стоит денег, вложенных в него. Доступная система, которая не требует затратного процесса внедрения, есть важнейшим фактором для ее использования в среде правительственных организаций. Такие решения, окупающие себя, являются особым интересом для инициатив электронного управления, поскольку организации имеют возможность «складывать в копилку» средства, полученные от существующих программ или клиентских разработок.
План действий для управления контентом
Когда организация встает на путь перехода к услугам в сети, ему необходимо иметь план действий для того, чтобы выполнить требования грамотного управления сетевым контентом и создать новые идеи для продвинутых услуг. В таком плане действий могут быть включены следующие пункты.
- Установите цели и исходные параметры для инициатив. Такие цели и параметры можно использовать в качестве мерила прогресса и успеха инициатив электронного правления. Вот некоторые из сфер, которые нужно принять во внимание в этом контексте: (a) Увеличение работоспособности как для «сетевых», так и «несетевых» действий. Правильный процесс управления контентом также может помочь управлять и открытой информацией на сайте без технического вмешательства. Таким образом, пользователи могут сотрудничать эффективно со своими сотрудниками и управлять информацией и документами на безопасном и результативном уровне. (б) Уменьшение времени обработки для опубликования и подачи контента. Создание контента и время его доставки можно использовать в качестве еще одного параметра для оценки успеха инициатив электронного управления. Используя грамотные системы управления контентом, важную информацию можно публиковать сразу же после ее создания и согласования в автоматизированном трудовом процессе. (в) Увеличение количества услуг в режиме онлайн. При использовании системы управления контентом, важные части контента организовываются в открытую контролируемую систему. Количество сетевых услуг, предлагаемых в противоположность несетевым услугам, может служить еще одним показателем для измерения успеха инициатив электронного управления.
- Определите, какие услуги должны быть введены в действие. Логичный план с выделенными приоритетами для услуг, которые нужно ввести в действие, может помочь организации работать над специфическим набором функций для таких приоритетных услуг в процессе построения фундамента управления контентом. Управление контентом станет фундаментом для инициатив электронного правительства.
- Привлеките пользователей. Система управления контентом должна быть достаточной для того, чтобы включать изменения как процесса создания, так и процесса доставки. Лучше вовлекать пользователей в этот процесс на раннем этапе и использовать обратную связь, предоставленную ими. Запуск этой обратной связи создает возможность постоянно улучшать предложенные услуги.
- Подготовьте контент. Процесс перевода существующих данных в форматы, готовые для использования на веб-страницах, часто является недооцененным в процессе запуска системы управления содержанием. Лучше всего начать с конкретного набора материалов контента и планировать конвертацию по фазам на основании возрастающей стоимости.
- Обеспечьте присутствие процесса для управления контентом. Обслуживание и управление контентом действенным способом является задачей сложнее, чем вывод контента на веб-страницы. Таким образом, жизненно важным есть наличие плана для управления с самого начала, включая приобщение тегов метаданных к документам, которые помогают улучшить качество поисковых функций. К тому же, очень важным есть установление процесса, способного помочь пользователям управлять своим контентом.
- Ищите продавца, который будет поддерживать специфические потребности приложения. Выбранный продавец должен иметь открытую архитектуру, и обширный опыт внедрения таких правительственных программ, как эта, является важным для успеха инициатив электронного управления.
24.12.2017, 4045 просмотров.