Кто не делится найденным, подобен свету в дупле секвойи (древняя индейская пословица)

Версия для печати

Библиографическая запись: Информационная база в системах управления. — Текст : электронный // Myfilology.ru – информационный филологический ресурс : [сайт]. – URL: https://myfilology.ru//165/bazy-dannyx/informaczionnaya-baza-v-sistemax-upravleniya/ (дата обращения: 26.04.2024)

Информационная база в системах управления

Содержание

Информационная база (ИБ) - это определенным способом организованная совокупность данных, хранимых в памяти вычислительной системы в виде файлов, с помощью которых удовлетворяются информационные потребности управленческих процессов и решаемых задач.

Информационная база – это основа внутримашинного информационного обеспечения, это совокупность всех данных, подлежащих накоплению, хранению, поиску, преобразованию, выдаче в установленном порядке, а также использования для организации общения человека с ЭВМ.

Информационная база присуща любому объекту независимо от уровня управленческой техники. Она делится на подсистемы, массивы, показатели, реквизиты. Под массивом понимается структурная единица информации, представляющая набор данных, относящихся к одной задаче (подсистеме).

Информационная база, записанная на машинные (электронные) носители информации и используемая для решения задач на ЭВМ, называется базой данных.

База данных представляет собой управляемую совокупность данных, являющихся исходной информацией для решения задач управления и принятия управляющих решений. База данных может включать информацию для всех задач, решаемых в автоматизированных системах, или для групп задач.

Обработка и выдача необходимой информации для коллектива пользователей или задач управления реализуется с помощью программ управления информационной базой.

Система управления базой данных представляет собой совокупность языковых и программных средств, обеспечивающих формирование и ведение электронных массивов данных.

Любая информационная система подразумевает участие в её работе людей. Среди персонала, имеющего отношение к информационным системам, выделяют такие категории, как конечные пользователи, программисты, системные аналитики, администраторы баз данных и др

База данных — совокупность взаимосвязанных данных, используемых несколькими пользователя ми и хранящихся с регулируемой избыточностью. Хранимые данные не зависят от программ пользователей, для модификации и внесения изменений применяется общий управляющий метод.

Система баз данных — совокупность управляющей системы, прикладного программного обеспечения, базы данных, операционной системы и технических средств, обеспечивающих информационное обслуживание пользователей.

Хранилище данных (Склад данных — ХД, Информационное хранилище — Data Warehouse) — база данных, хранящая данные, агрегированные по многим измерениям. Основные отличия ХД от БД: агрегирование данных; данные из ХД никогда не удаляются; пополнение ХД происходит на периодической основе; автоматическое формирование новых агрегатов данных, зависящих от старых; доступ к ХД осуществляется на основе многомерного куба или гиперкуба.

Витрины данных (Data Mart), альтернатива хранилищу данных — множество тематических БД, содержащих информацию, относящуюся к отдельным информационным аспектам предметной области.

Репозитарий в упрощенном виде можно рассматривать просто как базу данных, предназначенную для хранения не пользовательских, а системных данных. Технология репозитариев проистекает от словарей данных, которые по мере обогащения новыми функциями и возможностями приобретали черты инструмента для управления метаданными.

Каждый из участников действия (пользователь, группа пользователей, «физическая память») имеет свое представление об информации.

АИС представляет собой одну или несколько информационных баз данных. Информационная база является совокупностью информации по какому-либо объекту и присуща любому объекту независимо от уровня используемой техники. Любая автоматизированная система включает в свой состав АИПС, при этом АИПС могут создаваться для самостоятельного назначения и использования. К категориям персонала относят конечных пользователей, программистов, системных аналитиков, администраторов баз данных и др. Автоматизированная информационно-поисковая система представляет собой совокупность программных и аппаратных средств, используемых для хранения, поиска и (или) управления данными и информацией, с целью удовлетворения информационных потребностей пользователей. Она также предназначена для реализации процессов ввода, обработки, и представления данных.

АИС могут быть простыми (элементарные справочные), и сложными системами (экспертные и системы подготовки принятия решений). Они также делятся на: фактографические, документальные и мультимедийные.

АИС, разрабатывающие альтернативы решений, могут быть модельными или экспертными. Модельные системы предоставляют пользователю математические, статистические, финансовые и другие модели, облегчающие выработку и оценку альтернатив решения. Экспертные системы обеспечивают выработку и оценку возможных альтернатив пользователем за счёт создания экспертных систем, связанных с обработкой знаний.

Различают три типа задач, для которых создаются автоматизированные информационные системы: структурированные (формализуемые), неструктурированные (не формализуемые) и частично структурированные. Активное использование текстовой и табличной обработки данных, настольных издательств, электронной почты и других сервисов Интернета, привело к интеграции этих технологий в одном офисе и созданию так называемых офисных информационных систем. Опыт разработки и внедрения различных классов автоматизированных систем показал высокую экономическую эффективность их применения. Она отражается в хорошей
организации труда и производства, повышении точности планирования и реализации поставленных задач, в обеспечении ритмичности работы предприятия, уменьшении доли ручного труда и т.д. Средний срок окупаемости таких систем составлял в среднем два года.

Любая система управления имеет дело с двумя видами информации: внешней (информация о внешней среде) и внутренней (циркулирующей между управленческим аппаратом и объектом управления).

Для внешней информации характерны:

приблизительность;
неточность;
обрывистость;
противоречивость.

Внутренняя информация возникает в самой системе управления и отражает в различные временные интервалы развитие объекта управления. Как правило, эти данные измеряются, и в управленческих документах фиксируется точная информация. В зависимости от уровня управления используются различные виды информации.

Информационная база состоит из двух взаимосвязанных частей: внемашинной и внутримашинной.

К внемашинной относится та часть информационной базы, которая обслуживает систему управления в виде, воспринимаемом человеком без каких-либо технических средств, например, документы (акты, накладные, счета, ведомости и т.п.).

Внутримашинная информационная база содержится на машинных носителях и состоит из файлов. Она может быть создана либо как множество локальных, т.е. независимых, файлов, каждый из которых отражает некоторое множество однородных управленческих документов, либо как база данных. Разница состоит в том, что при создании базы данных файлы не являются независимыми, ибо структура одних файлов (состав записей) зависит от структуры других. Это служит причиной несоответствия структуры файлов базы данных структуре управленческих документов, на основе которых эти файлы создаются. Файлы базы данных разрабатываются с соблюдением определенных принципов и ориентацией на одну из моделей базы данных (реляционную, иерархическую, сетевую). Файлы обрабатываются с помощью специального программного обеспечения — систем управления базами данных.

Все документы, имеющие отношение к информационной системе, а также файлы внутримашинной информационной базы можно разбить на входные и результатные.

Входные документы также имеют свою классификацию. Они делятся на те, которые предназначены: для применения конечным пользователем; для использования информационной системой при решении других задач (транзиты); для решении задач в последующий период.

Состав внутримашинной базы определяется исходя из информационных потребностей каждого уровня управления.

Информационная база может быть создана либо как множество файлов, каждый из которых отражает множество управленческих документов, либо как база данных. При создании базы данных файлы организуются специальным образом (они не являются независимыми). Организационная структура банка данных включает базу данных, систему его управления, архив, систему управления архивом, библиотеку программ и администратора БД.

К числу базовых файлов, хранящиеся в информационной базе, относят основные, рабочие, промежуточные, служебные и архивные файлы.

Основные файлы должны иметь однородную структуру записей и могут содержать записи с оперативной и условно-постоянной информацией. Оперативные файлы могут создаваться на базе одного или нескольких входных файлов и отражать информацию одного или нескольких первичных документов. Файлы с условно-постоянной информацией могут содержать справочную, расценочную, табличную и другие виды информации, изменяющейся в течение года не более чем на 40 %, а, следовательно, имеющие коэффициент стабильности (Кст) не менее 0,6.

Файлы со справочной информацией должны отражать все характеристики элементов материального производства (материалы, сырье, основные фонды, трудовые ресурсы и т.п.). Как правило, справочники содержат информацию классификаторов и дополнительные сведения об элементах материальной сферы, например о ценах. Нормативно-расценочные файлы должны содержать данные о нормах расхода и расценках на выполнение операций и услуг. Табличные файлы содержат сведения об экономических показателях, считающихся постоянными в течение длительного времени (например, процент удержаний, отчислений и пр.). Плановые файлы содержат плановые показатели, хранящиеся весь плановый период.

Рабочие файлы создаются для решения конкретных задач на базе основных файлов путем выборки части информации из нескольких основных файлов с целью сокращения времени обработки данных.

Промежуточные файлы отличаются от рабочих файлов тем, что они образуются в результате решения экономических задач, подвергаются хранению с целью дальнейшего использования для решения других задач. Эти файлы, также как и рабочие файлы, при высокой частоте обращений могут быть также переведены в категорию основных файлов.

Служебные файлы предназначаются для ускорения поиска информации в основных файлах и включают в себя справочники, индексные файлы и каталоги.

Архивные файлы содержат ретроспективные данные из основных файлов, которые используются для решения аналитических, например, прогнозных задач. Архивные данные могут также использоваться для восстановления информационной базы при разрушениях.

Организация хранения файлов в информационной базе должна отвечать следующим требованиям:

∙ полнота хранимой информации для выполнения всех функций управления и решения экономических задач;
∙ целостность хранимой информации, т.е. обеспечение непротиворечивости данных при вводе информации в ИБ;
∙ своевременность и одновременность обновления данных во всех копиях данных;
∙ гибкость системы, т.е. адаптируемость ИБ к изменяющимся информационным потребностям;
∙ реализуемость системы, обеспечивающая требуемую степень сложности структуры ИБ;
∙ релевантность ИБ, под которой подразумевается способность системы осуществлять поиск и выдавать информацию, точно соответствующую запросам пользователей;
∙ удобство языкового интерфейса, позволяющее быстро формулировать запрос к ИБ;
∙ разграничение прав доступа, т.е. определение для каждого пользователя доступных типов записей, полей, файлов и видов операций над ними.

Советов Б.Я.,Цехановский В.В., Дубенецкий В.А. Теория информационных процессов и систем. Под ред. Советова Б.Я. СПБ: Изд.центр «Академия». 2010. 429 с.

Воробович Н. П. Понятие информационной базы и способы ее организации / Н. П. Воробович. – Текст : электронный // Проектирование информационных систем : электронный учебно-методический комплекс / Красноярский государственный аграрный университет. – Красноярск: КрасГАУ, 2008. – URL: http://kgau.ru/istiki/umk/pis/17_1.htm (дата обращения: 02.01.2022).

Г.В. Алехина, Н.Я. Спивакова, П.Г. Пронкин. Информационные технологии в профессиональной деятельности менеджера : учебный курс.

Основы построения автоматизированных информационных систем: учебное пособие для студентов специальности 230109 «Программное обеспечение средств вычислительной техники». - Бишкек -2017 г.

11.07.2021, 1651 просмотр.