Методика выполнения тематической библиографической справки

Библиографический запрос — «информационный запрос на библиографическую информацию». Это обращение пользователя в библиографическую службу в устной, письменной или электронной форме.

В процессе библиографического обслуживания выделяют основные этапы выполнения справки.

Цикл выполнения отдельной справки состоит из нескольких этапов: пользователь библиотеки обращается в библиографическую службу с разовым библиографическим запросом, вызывая действия субъекта библиографических процессов — библиографа/библиотекаря, который определяет предмет поиска и составляет поисковый образ запроса (с помощью ключевых слов или предметных рубрик, индексов классификации), а затем осуществляет библиографический поиск и выдает ответ в виде библиографической информации, который обычно называют библиографической справкой.

Необходимо уточнить, что в СБО справка представляет собою комплекс «запрос + ответ» и может быть не только библиографической, но и фактографической.

Если поиск оказался безуспешным, то его результатом будет отказ пользователю. От отказа отличается отрицательный ответ, свидетельствующий, что вторичные и первичные документы, доступные в настоящий момент, не содержат релевантной информации. Уточнение запроса (его сужение или расширение) иногда позволяет найти искомую информацию.

Виды библиографической справки

Уточняющая - устанавливает и (или) уточняет элементы библиографического описания, которые отсутствуют или искажены в запросе. Подобные запросы относятся к наиболее сложным и трудоемким. Следует учитывать типичные ошибки в уточняющих запросах потребителей. Основными из них являются следующие:

• а) искажения фамилии автора (замена одной буквы на другую, сходную по начертанию или близкую по звучанию, искажение инициалов, женскую фамилию путают с мужской и т.д.);
• б) сокращения и неточное название книг, периодических изданий;
• в) представление переводчика, составителя, редактора, иллюстратора как автора книги;
• г) неверно указаны год издания, издательство;
• д) авторскую работу приняли за коллективную и наоборот;
• е) представление названия статьи, раздела, главы книги, частного заглавия тома или выпуска многотомного издания как названия самостоятельного произведения или издания;
• ж) отсутствие наименования коллектива в продолжающихся изданиях, материалах симпозиумов, конференций и т.д.;
• з) неточный перевод на русский язык названия зарубежного издания.

Тематическая - библиографическая информация по определенной теме.

Адресная - устанавливает наличие и (или) местонахождение запрашиваемого документа в определенном фонде. Первым условием ее выполнения является точное и в необходимой степени полное библиографическое описание документа. Второе условие - определить соответствующий фонд библиотеки и органа НТИ, используя имеющиеся каталоги и картотеки непосредственно или их издания. При отсутствии нужного документа в данном фонде приходится обращаться к сводным каталогам (например, сводному краеведческому каталогу, сводному каталогу книг на иностранных языках, сводному каталогу периодических изданий, получаемых библиотеками и органами НТИ), летописям и ежегодникам РКП, МБА и т.д. В конечном итоге потребитель должен получить полное и точное описание нужного документа с указанием его нахождения в фондах библиотек страны.

Фактографическая - ответ по существу запроса: сообщение точной даты, цифры, цитаты, изложение концепции, определение термина и т.п. Соответственно фактографический поиск предполагает выявление самих фактов, данных, а не сведений о документах, где эти факты содержатся. Для выполнения фактографических справок используются прежде всего энциклопедии, словари, справочники, фактографические картотеки (цитат, знаменательных дат, свойств, параметров и т.п.). Но всегда имеются запросы по фактам сегодняшней жизни, которые еще не нашли отражения в справочных изданиях. Поэтому библиограф вынужден обращаться непосредственно к текущей литературе. Здесь помощь ему может оказать обращение к специалистам. Наконец, желательно, чтобы фактографическая библиографическая справка сопровождалась и необходимым библиографическим списком, что позволит потребителю убедиться в достоверности приведенных сведений, а также самому обратиться к первоисточникам.

Тематическая справка

Тематическая библиографическая справка содержит библиографическую информацию по определенной теме.

По целевому назначению тематические справки подразделяются на две группы: справки в помощь научной и (или) профессионально-производственной деятельности отдельных читателей, а также коллективов, организаций, предприятий и учреждений; справки в помощь учебе, самообразованию, воспитанию, пропаганде знаний.

В качестве основания классификации тематических справок используется их содержание. По этому признаку обычно выделяются справки общественно-политические, по естествознанию и технике, по литературе и искусству, а также страноведческие, краеведческие, биобиблиографические, персональные.

В последние годы в библиографическую практику введен еще один критерий классификации тематических справок — по степени сложности или трудоемкости выполнения. Выделяются три категории сложности, которые зависят от: целевого назначения справки; круга и характера использованных источников библиографического поиска; принципа выявления и отбора литературы; способов библиографической группировки; объема выданной библиографической информации; формы справки (устной или письменной). Ниже приводятся разработанные специалистами Российской Государственной библиотеки «Показатели категорий сложности тематических справок».

Выполнение тематической справки

Выполнение любой тематической справки осуществляется по правилам, многократно проверенным на практике. В библиографоведении созданы общие (типовые) блок-схемы (алгоритмы) выполнения тематического запроса.

Прием запроса

Формулирование тематических запросов читателем происходит на основе его субъективных представлений о теме, которые нередко не совпадают с ее действительным содержанием. Читатель склонен к расширенной формулировке темы запроса и называет ее нередко приблизительно.

Вот почему во время приема запроса между библиографом и читателем обязательно должна состояться беседа. От нее во многом будет зависеть успешное удовлетворение запроса. Прежде всего от библиографа требуется тактичное обращение с читателем, учет его возрастных, национальных, психологических и других особенностей. На этапе приема запроса наиболее полно проявляется педагогическая сущность СБО.

Беседуя с читателем, библиограф должен получить от него возможно больше информации, которая может стать отправной точкой последующего библиографического поиска, построения его алгоритма. Примерный перечень вопросов: фамилия, имя, отчество абонента, номер читательского билета, место работы, профессия, адрес и (или) телефон; формулировка темы запроса, весь набор сведений, известных абоненту; цель запроса; выяснение требуемой полноты отбора документов: тематические, типологические, хронологические, территориальные, языковые и другие границы отбора; минимальные и максимальные сроки исполнения. Принимая письменный запрос, библиограф должен сформулировать все вопросы, необходимые для его уточнения, и попросить читателя представить требуемые уточнения в письменной форме.

При уточнении запроса тема может быть конкретизирована: сужена или расширена. Так, при поступлении запроса «Укажите литературу по вопросу об использовании в библиотеках электронно-вычислительных машин» библиограф в ходе беседы с читателем закономерно стремится сузить тему, уточнить тип ЭВМ и библиотеки, а также границы отбора. После уточнений тема получила следующую формулировку: «Укажите книги за 1984— 1987 гг. на русском, английском и японском языках об использовании мини-ЭВМ в создании автоматизированных каталогов крупных научных библиотек».

В других случаях может возникнуть потребность в расширении темы, особенно когда запрос носит узкотематический характер и его формулировки нет в классификационных схемах СБА, в том числе в АПУ к каталогам и картотекам, имеющимся в библиотеке. Тогда необходимо определить более широкую область, к которой относится данная тема. Например, при уточнении запроса о языковой коммуникации выясняется, что эта тема входит в более широкий раздел — психолингвистику.

Формулировка запроса порой осложняется из-за новизны темы, малой информированности по данному вопросу читателя и библиографа, терминологии. Библиограф нередко по-своему формулирует запрос, переводя его на привычные ему информационно-поисковые языки, определяя раздел классификации, к которому можно отнести данную тему. Иногда возникает необходимость использовать термины-синонимы, особенно когда тема запроса имеет различное терминологическое толкование. В этих случаях за основу следует взять новейшую терминологию, которая приводится в ГОСТах, энциклопедиях, словарях, справочниках, научных монографиях и статьях.

В ходе беседы с читателем важно выяснить уровень его общеобразовательной и специальной подготовки, степень владения навыками работы с библиографическими пособиями, знание языков.

В заключение беседы целесообразно согласовать с читателем возможность обращения к нему, в случае необходимости, за дополнительными данными и информировать его об участии в предстоящем библиографическом поиске. С учетом полученных сведений библиограф может либо сам выполнять справку, либо выступить в роли консультанта, оказывающего помощь читателю.

Изучение темы запроса, определение круга и последовательности просмотра источников

Изучение темы запроса после его приема и уточнения преследует две цели:

1. 1) овладение существом проблемы с привлечением соответствующих партийных и государственных документов, новейших научных, учебных и справочных изданий, а в особо трудных случаях путем обращения за консультацией к ведущим специалистам по теме запроса;
2. 2) выявление соответствующих теме источников и методов библиографического поиска.

Длительность процесса изучения темы зависит от степени' ее новизны, литературного и библиографического обеспечения, квалификации библиографа. Справки второй и особенно третьей категории сложности требуют больше времени для предварительного изучения темы.

На этапе изучения темы запроса намечается, постепенно конкретизируется и окончательно формируется круг источников поиска и определяется последовательность их просмотра. Источники по характеру содержащейся в них информации подразделяются на библиографические (каталоги и картотеки, текущие и ретроспективные указатели, реферативные журналы и т. п.) и первично-документальные (книги, периодические издания и т. п.); по характеру изучения — на основные (подвергающиеся наиболее тщательному, иногда сплошному просмотру) и дополнительные.

Всесторонне изучив тему запроса, библиограф приступает к непосредственному просмотру намеченных источников, уделяя первоочередное внимание тем из них, которые отнесены к разряду основных.

РГБ рекомендует следующий примерный круг источников (в каждом конкретном случае он уточняется в зависимости от содержания и темы запроса) и последовательность их просмотра.

Библиографические источники:

• фонд выполненных справок;
• каталоги (систематический, алфавитный, предметный); картотеки (СКС, тематические, специальные, краеведческие и др.);
• источники информирования о неопубликованных библиографических списках;
• текущие библиографические указатели;
• ретроспективные научно-вспомогательные и рекомендательные пособия;
• текущие государственные библиографические указатели;
• обзорные и реферативные издания;
• прикнижные и пристатейные, внутрикнижные и внутристатейные библиографические материалы.

Литературные источники используются для выявления новейшей литературы по теме запроса (как правило, статей из журналов и газет), на которые еще не поступила печатная карточка ВКП и которые еще не отражены в каталогах и картотеках библиотеки.

Библиографический поиск, отбор, группировка материала и оформление тематической справки

После определения круга источников и последовательности их обследования начинается непосредственная работа по выявлению, отбору, группировке материала и оформлению тематической справки. Поскольку тематическая справка представляет собой библиографическое пособие, выполненное по индивидуальному запросу абонента, методика ее подготовки аналогична методике составления библиографических пособий.

Большинство тематических запросов второй и третьей категорий сложности выполняют библиографы при помощи каталогов и картотек, текущих и ретроспективных научно-вспомогательных пособий, реферативных журналов, отраслевых периодических изданий.

При удовлетворении запросов первой категории сложности поиск документов целесообразно начинать не с каталога, а с рекомендательных пособий и картотек, помогающих сориентироваться в лучшей литературе по теме. При этом важным фактором, обеспечивающим использование справки, выступает наличие в дан ной библиотеке рекомендуемой читателю литературы. При удовлетворении запросов второй и третьей категорий сложности в большинстве случаев важным является выявление всей литературы, релевантной запросу, независимо от ее местонахождения.

Общим требованием к отбору литературы является соблюдение качественных, содержательных и формальных критериев. Критерии качественного отбора при выполнении тематической справки базируются на принципах коммунистической партийности, научно-практической значимости литературы. Критерии содержательных и формальных ограничений зависят от читательского и целевого назначения, они формулируются самим абонентом, уточняются и конкретизируются библиографом во время беседы с читателем на этапе приема запроса.

Содержательные границы отбора определяются заданными аспектами рассмотрения темы (теоретическим, историческим, практическим). Иногда содержательные границы отбора документов расширяются за счет включения материалов из более общих и (или) близких по содержанию отраслей знания. Обычно это происходит при выполнении запросов по еще недостаточно разработанным или слабо обеспеченным литературой темам, особенно запросов, требующих привлечения иностранных источников.

Отобранные документы должны быть описаны по действующему ГОСТу, при необходимости снабжены аннотациями, сгруппированы в зависимости от цели и читательского адреса тематической справки. Предпочтительным является расположение материала в систематической, логической или проблемно-тематической последовательности, особенно это касается справок первой категории сложности.

Это же требование относится и к тематическим справкам второй и третьей категорий сложности, но здесь возможно и хронологическое расположение (раскрывает динамику изучения проблемы во времени), либо обратно-хронологическое, позволяющее на первое место выдвинуть самую новую литературу по теме. Допускается также алфавитное расположение библиографических записей, но прибегать к нему следует в исключительных случаях. В тематической справке рекомендуется привести шифры хранения изданий в данной библиотеке и перечень источников, использованных при выявлении литературы. Большую тематическую справку можно снабдить вспомогательными указателями, а также предисловием (указать принципы выявления, отбора, характеристики и группировки материала в справке).

Справка (в форме библиографического списка или картотеки) перепечатывается на пишущей машинке в трех-четырех экземплярах. Перепечатанный текст сверяется составителем справки, а в особо ответственных случаях — специально назначенным редактором, в роли которого выступает зав. сектором, отделом или более опытный библиограф. Страницы машинописного текста нумеруются, начиная с титульного листа. Нумеруются также все библиографические записи. Одновременно заполняется бланк запроса на тематическую справку, служащий для учета и анализа справочно-библиографического обслуживания. Все экземпляры справки подписываются составителем, редактором и зав. отделом.

Один экземпляр письменной справки направляется абоненту с сопроводительным письмом. На нем проставляются исходящий номер и дата отправления, дается ссылка на номер и дату письма абонента, адрес лица или учреждения, приславшего запрос, текст справки (при небольшом количестве библиографических записей они включаются в письмо, если же их объем превышает 10— 15 наименований, справка оформляется в форме приложения). Документ, как правило, подписывают руководитель отдела, редактор и исполнитель.

Другой экземпляр справки направляется в фонд выполненных библиографических справок. Третий экземпляр наиболее актуальных и интересных по содержанию справок следует направить в одну из ведущих библиотек для включения сведений о них в издания, информирующие о неопубликованных библиографических списках и картотеках, составленных библиотеками и органами НТИ.

Последний, четвертый экземпляр остается в архиве отдела, выполнившего справку.

Все данные о выполненной справке заносятся в журнал учета письменных и устных запросов и выданных справок. Однако на этом работа не завершается. С целью повышения эффективности справочно-библиографического обслуживания проводятся опросы, беседы, анкетирование, изучается динамика запросов читателей, в том числе по МБА. Большой материал дает регулярно проводимый в библиотеках анализ качества выполнения справок.

1. Абросимова Н.В. Библиографическая деятельность библиотек.
2. Гречихин. Общая библиография.
3. Коршунов О.П. Библиографическая работа в библиотеке.