Главная
Информационно-библиографическая культура, информационный менеджмент, информационное обслуживание
Роль документа в структуре социальных коммуникаций

Кто не делится найденным, подобен свету в дупле секвойи (древняя индейская пословица)

Версия для печати

Библиографическая запись: Роль документа в структуре социальных коммуникаций. — Текст : электронный // Myfilology.ru – информационный филологический ресурс : [сайт]. – URL: https://myfilology.ru//171/rol-dokumenta-v-strukture-soczialnyx-kommunikaczij/ (дата обращения: 23.04.2024)

Роль документа в структуре социальных коммуникаций

Содержание

Понятие «документ» широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

В общем виде документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Отсюда можно дать следующее определение понятия «документ» в информационной сфере:
Документ - это социальная информация, зафиксированная на любом носителе в целях ее хранения, преобразования, распространения и использования.

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств).

Свойства документов

Атрибутивность документа, т. е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать нс может - информационного и материального. Отсутствие одной из составляющих превращает документ в недокумент (в устную речь. вещь). Например, чистый лист бумаги не может являться документом, так как не содержит зафиксированной на нем информации, не является документом и речь на митинге, так как информация не закрепляется на материальном носителе.

Функциональность документа, т. е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени для удовлетворения разнообразных потребностей общества;

Структурность документа, т. е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность. Всякий вид документов обладает определенной структурой. Например, текстовый документ имеет обычно вводную часть, основной текст, заключение или выводы.

Выделенные свойства документа в значительной степени обусловливают и те функции, которые документ выполняет в обществе.

Функции документа

1. Информационная, т. е. это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, служить источником информации. знаний. Информационная функция присуща всем без исключения документам, так как необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них.
2. Кумулятивная способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений.
3. Коммуникативная, превращающая документ в средство общения автора и читателя, обмена мнениями, выработки коллективных решений. Реализуя эту функцию, документы обеспечивают существование документальной коммуникации.
4. Функция памяти (мемориальная) т. е. функция закрепления, хранения и передачи во времени и пространстве знаний, социального опыта и культурных традиций.
5. Правовая функция, понимаемая как способность документа предоставлять информацию, необходимую для доказательства, подтверждения каких-либо фактов или событий через их закрепление в документах. Например, реализуя эту функцию, документы закрепляют, узаконивают приоритет и права авторов на открытия, изобретения, литературные и другие произведения. Документы также могут подтверждать право собственности на какие-либо объекты (квартира, дача и т. п.), гражданское состояние человека (паспорт, свидетельство о рождении, о браке и т. д.), наличие у него образования (аттестат, диплом).

Значимость документов и документальной коммуникации трудно переоценить. Однако, несмотря на огромное разнообразие документов, они не заменяют и не могут заменить устного общения. Непосредственные контакты людей имеют огромное значение как в профессиональной. так и в бытовой жизни. Это связано с ограничениями, присущими документам и документальной коммуникации.

Какие же функции в обществе документы не реализуют или реализуют лишь частично?

1. Повседневная практическая деятельность и частная жизнь людей отражается в документах не полностью. Если интерес представляют именно эти, не фиксируемые в документах стороны существования общества, нельзя ограничиваться только изучением документов.
2. Результаты научно-исследовательских работ отражаются в документах значительно полнее. Однако личностное знание ученого всегда богаче той его части, которую удается зафиксировать в документе. Это положение хорошо иллюстрируется мыслью Сократа, утверждавшего. что «глуп тот. кто надеется запечатлеть в письменах свое знание, и тот. кто потом вознамериться извлечь его оттуда нетронутым и годным к употреблению».
3. Во всех сферах общественной жизни - науке, художественном творчестве, образовании, сфере досуга и быта есть сведения, которые плохо поддаются документированию. Они касаются умений делать что-либо и передаются из «рук в руки», от мастера к ученику, находящемуся рядом с мастером. Именно поэтому учебник в школе и вузе не может полностью заменить учителя, а руководство по хирургии не даст тех знаний, которые приобретаются врачом при посещении клиники. Советы, рекомендации, объяснения, приемы труда - вся эта информация адекватнее воспринимается в ходе межличностного общения.

Таким образом, документы не всегда способны удовлетворить информационные потребности людей. В некоторых случаях необходимо обращаться непосредственно к носителям знания и опыта.

Классификация документов

Сегодня существует множество подходов к классификации документов. Наиболее распространенный подход:

По особенностям знаковой формы закрепления информации, документы можно разделить на:

Читаемые (человекочитаемые) (произведения письменности на естественных и искусственных языках);
Иконические, в которых знак подобен отражаемому объекту ( картины. рисунки, фотографии, кинофильмы и т. д.);
Идеографические, использующие условные обозначения (карты, чертежи, ноты, гербы, эмблемы), не отражающие реальные изображения предметов. Например, погон военного - идеографический документ, который позволяет получить информацию о его владельце- звание, а также кокарда, околыш, указывающие на род войск; лампасы, говорящие о принадлежности к командному составу и т. д. Мы обычно используем смешанные текстографические документы, в которых текстовая информация сочетается с идеографической и иконической.
Символьные, т. е. документы, существующие в трех измерениях (музейные экспонаты, здания и т. п.);
Аудиальные или фонодокументы фиксируют и передают информацию в виде звуков (CD. магнитные пленки и т. д.).
Матричные, состоящие из кодовых ячеек, с помощью которых осуществляется кодирование информации в форме, доступной для прочтения машиной (магнитные и оптические диски, флеш-карты).

2. В зависимости от способа распространения в обществе документы делятся на:

Опубликованные - те документы, которые прошли редакционно- издательский цикл и изданы сравнительно большим тиражом. Редакционно-издательский цикл включает отбор и оценку документа, его редактирование, корректуру. Таким образом, опубликованный документ, скорее всего, значимый, достоверный и точный. Но на публикацию обычно уходит довольно много времени.
Неопубликованные - документы, которые не проходили редакционно-издательского цикла и существуют в небольшом числе экземпляров. Это. например, диссертации, отчеты о НИР и т.п. Это полные оперативные документы, которые не редактируются. Никто не гарантирует их достоверность и точность.
Редакционно-издательский цикл слишком велик. Он занимает время от 7-8 месяцев до 1,5-2 лет. Неопубликованный же документ можно получить через соответствующие информационные центры уже через 5 месяцев.
Неопубликованные документы очень дороги, поэтому потребители чаще всего имеют дело с публикациями.
Непубликуемые - это документы, изначально предназначенные для узкого круга пользователей и. как правило, имеющие распространение в рамках отдельных организаций, ведомств, фирм. К таким документам. в частности, относятся приказы, распоряжения, штатные расписания и т. п.

Значительная часть электронных документов, получение которых возможно через Интернет, содержит сведения, не позволяющие отнести их к разряду опубликованных или неопубликованных. Об авторитетности, надежности подобных сообщений можно судить только по авторитетности авторов и организаций, от лица которых распространяются документы.

3. С точки зрения регулярности выхода документов в свет выделяют:

Непериодические - выходят однократно и не имеют продолжения. Это монографии, альбомы, открытки.
Продолжающиеся - выходят через неопределенные промежутки времени по мере накопления материала.
Периодические, т. е. сериальные издания (документы) - выходят через определенные промежутки времени, с постоянным для каждого года числом номеров (ежедневные, еженедельные, ежемесячные, ежегодные и т. п.). К таким документам, прежде всего, относятся газеты и журналы.

4. В зависимости от фиксируемой информации документы делятся на первичные и вторичные. В библиотечно-информационной сфере эти названия документов используются для того, чтобы разделить документальный поток на две группы:

Первичные документы — созданы непосредственно авторами полученного знания или информации (писателями, композиторами, художниками, журналистами, учеными, инженерами, врачами и т. д.). Например, научные монографии, произведения художественной литературы, музыкальные произведения, картины и т. д. Эти документы названы так потому, что в них содержится новое знание (информация).
Вторичные документы - получаются в результате «свертывания» («сжатия») информации о первичном документе. Это означает, что пользователю предоставляется не сам документ, а только сведения о нем. Например, на научную статью или книгу может быть составлено несколько вторичных документов: библиографическое описание, аннотация, реферат. С использованием группы статей и книг может быть составлен обзор литературы или аналитический обзор

Из приведенных примеров видно, что вторичные документы отражают в кратком виде содержание первичного документа и без первичного документа не существуют.

Вторичные документы создаются для того, чтобы обеспечить удобство поиска (например, по библиографическим описаниям в библиотечных каталогах, по ключевым словам в базах данных (БД) и т. д.)

Вторичные документы объединяются в БД или указатели, что дает возможность показать их в комплексе, дать «панорамное» видение проблемы.

В зависимости от цели создания документы объединяются в особые группы, называемые типами литературы. Один тип отличается от другого привлекаемым для создания документа материалом, особенностями изложения материала и используемой автором композицией.

Основные типы литературы

Чаще всего выделяют девять типов литературы: массово-политическая, научная, производственно-практическая, официальная, учебная, научно-популярная, справочная, рекламная, досуговая.

Научная литература

Научная литература - документы, «содержащие результаты теоретических или экспериментальных исследований, а также научно подготовленные к публикации памятники культуры и исторические документы».

Научная литература предназначена для информирования ученых и специалистов о последних достижениях в определенной области науки, а также для закрепления приоритета на открытия и другие полученные научные результаты. Однако научные документы активно используются не только самими учеными, но и специалистами-практиками при внедрении результатов научных исследований, и в сфере высшего образования и постобразования.

Характер информации в научном документе определяется спецификой научного знания в данной области. Научную литературу отличает от других типов литературы следующее:

1. Большое количество специальных терминов, вводимых в текст без объяснений (за исключением терминов, вводимых вновь).
2. Изложение материала в строгой логической последовательности.

Для научной литературы характерно широкое видовое разнообразие документов.

К научным относятся и многие другие документы, создаваемые на различных этапах научно-исследовательской деятельности (например, журналы экспериментов, репринты, материалы конференций, краткие научные сообщения, подготовленные к публикации памятники культуры, исторические документы).

В дальнейшем, с развитием информационных технологий, появлением новых возможностей проведения научных исследований могут появиться и новые виды научных документов.

Производственно-практическая литература

Производственно-практическая литература содержит информацию, касающуюся всех сфер практической деятельности, т. е. деятельности по созданию материальных благ, преобразованию природы и общества.

Отличительные черты производственно-практической литературы сводятся к следующему:

1. Кумулируются (обобщаются) сведения но технологии, технике и организации производства, а также других областей общественной практики.
2. Используется научная и профессиональная терминология, помещается большое число иллюстраций чертежи, схемы, таблицы, формулы. рисунки.
3. Отличается четким читательским адресом. Каждое произведение этого типа рассчитано на определенную категорию специалистов.

Примерами производственно-практических документов являются практические пособия, практические руководства, промышленные каталоги, технические задания, конструкторская документация, методические указания, памятки и т. д.

Официальная литература

Официальные документы создаются для регламентации и регулирования всех сфер жизни и деятельности человека. Для них характерны полнота и точность, связанные с тем, что только достаточная подробность и однозначность формулировки приведенных требований создает условия для их выполнения.

Это документы массового характера, знание которых необходимо для жизни, работы, учебы граждан, проживающих на соответствующей территории.

Виды официальных документов: Конституция, законы, указы, постановления, стандарты, инструкции и т. д.

Учебная литература

Учебная литература - это система печатных изданий педагогического назначения. Создается в помощь образовательной деятельности людей и отличается:

1.. Полнотой приводимых сведений, соответствующей уровню подготовленности потенциальных читателей
2. Доступностью изложения для учащихся учебных заведений определенного уровня.
3. Точностью и достоверностью, т. е. проверенностью сведений.

Авторы учебной литературы, как правило, высококвалифицированные специалисты, имеющие исследовательский и педагогический опыт. Это в значительной степени повышает ценность учебных документов и расширяет сферу их использования.

Целевое назначение учебных изданий - обеспечение процесса обучения. содействие усвоению знаний в условиях определенной системы образования. подготовки и переподготовки кадров.

Для современной учебной литературы характерно огромное жанровое разнообразие. Кроме учебников и учебных пособий издаются практикумы. сборники задач и упражнений, тестов; хрестоматии; наглядные пособия; решебники и т. д.

Справочная литература

Справочная литература содержит краткие сведения научного или прикладного характера, изложенные, оформленные и расположенные в порядке, удобном для их быстрого нахождения, не предназначенные для сплошного чтения.

Для справочной литературы характерна кумуляция фактических данных и комфортность использования. Особенностями справочной литературы являются:

1. Расположение информации в строгом порядке (жесткая структура).
2. Высокая степень обобщения информации, достигаемая за счет предельно лаконичного изложения сведений в форме готовых данных, выводов. рекомендаций.
3. Наличие большого количества материала, иллюстрирующего текст (таблицы, фотографии, схемы, чертежи и т. д.).

По выполняемым в обществе функциям справочную литературу принято делить на: энциклопедические издания (например, «Большая российская энциклопедия»), словари (например, «Русско-английский словарь», «Словарь живого великорусского языка», орфографические словари и т. п.) и справочники («Справочник кардиологической медсестры», «Флора Ленинградской области», «Краткий справочник-определитель грибов», «Птицы Урала и Сибири»).

В настоящее время все большая часть справочников создастся в электронной форме (справочные базы данных) в связи с тем, что данные, представленные в справочной литературе, устаревают достаточно быстро и требуется их оперативная актуализация (например, «Википедия», «Электронный Санкт-Петербург», адресный справочник «Желтые страницы», бизнес-справочник «Москва» и др.).

Научно-популярная литература

Научно-популярная литература содержит информацию любых областей науки, техники, культуры, изложенную в форме доступной пользователю-неспециалисту.

Особенностями научно-популярной литературы являются:

1. Предельная ясность и занимательность изложения в логике «от простого к сложному».
2. Четкость основных положений и выводов.

Научно-популярная литература отличается от художественной тем, что в вымысел в ней не допускается. Основное отличие научно-популярной литературы от научной заключается в отсутствии профессионального назначения. Научно-популярная литература, по сравнению с научной, не требует высокой строгости доказательства. В ней вполне допустимы упрощения, фрагментарность и неполнота, объяснение «на уровне идей».

Виды научно-популярных документов: научно-популярный фильм («Возможности человека», «Известная вселенная»), научно- популярный журнал («Наука и жизнь». «Знание - сила», «Здоровье» и др.), научно-популярный очерк («Одноэтажная Америка» И. Ильфа и Е. Петрова, «Путешествие в Арзрум во время похода 1929 г.» А. С. Пушкина).

Массово-политическая литература

Массово-политическая литература - документы, содержащие материалы общественно-политической тематики, изложенные в форме доступной для массового читателя.

Цель создания таких документов - довести до широких кругов читателей какие-либо идеи, взгляды, политические программы.

Целевое назначение и читательский адрес могут быть при необходимости конкретизированы, например: предвыборная агитация, литература, направленная на пожилую или молодежную аудитории, пропаганда спорта и здорового образа жизни и т. д. Массово-политические документы не предназначены для длительного использования.

Для массово-политической литературы характерны:

простой язык без сложных синтаксических конструкций, специальных терминов и слов, которые могут быть понятны нс всем;
изложение мыслей блоками, которые легко запоминаются;
использование иллюстраций, ярко оформленных схем и графики.

Массово-политические документы по широте тематики весьма разнообразны. Это книги и брошюры по истории, философии, экономики, по научно-техническому прогрессу, по усовершенствованию и организации производства и повышению производительности труда, по проблемам высших, среднеспециальных и средних учебных заведений и т. д.

Массово-политические документы могут быть непериодическим (буклет, брошюра, открытка, плакат) и периодическим (общественно- политическая газета, журнал и т. п.); моноизданием или сборником. Часто это листовые издания (газеты, буклеты, плакаты, открытки) или брошюры.

Рекламная литература

К рекламной литературе относятся документы, содержащие изложенные в привлекательной форме сведения об изделия, услугах, мероприятиях с целью создания спроса на них или создания положительного образа организаций и фирм.

К рекламным принадлежит огромное количество самых разнообразных документов, включая баннеры, рекламные растяжки и т. д.

Рекламные документы - это источник информации о товаре, его преимуществах, ценах, проблемах, которые он решает и т. д. Следовательно, рекламные документы выполняют функции информирования (демонстрация потенциала предприятия и свойств продукции) и манипулирования (воздействие на эмоции, позиции, ожидания и действия, связанные с совершением покупки).

Основные виды рекламных документов: рекламные сообщения (рекламные объявления, рекламная строка, щит, растяжка и т. п.), рекламные газеты и журналы, рекламные каталоги (рекламные каталоги торговых сетей, каталога новых товаров), афиши, рекламные презентации, фирменные буклеты, листовки, брошюры.

Досуговая литература

Появление досуговой литературы вызвано стремлением помочь людям в интересном и полезном проведении свободного времени, с одной стороны, и резким расширением возможностей для этого, с другой.

Досуговые документы содержат общедоступные сведения по изготовлению и эксплуатации различных предметов в быту, разнообразным формам самодеятельного творчества, увлечений.

По содержанию эти документы часто близки к научно-популярным. С одной стороны, они создаются для того, чтобы содействовать рациональному использованию свободного времени, а, с другой носят развлекательный характер, помогая весело, занимательно провести время.

Виды досуговых документов выделяются в связи с видами досуговой деятельности: кроссворды, головоломки, гороскопы, сонники, издания для домашнего хозяйства (издания по домоводству, садоводству, вязанию, шитью, сборники песен и музыкальных произведений, моделей, выкроек.

Художественная литература

Художественная литература - это документы, содержащие произведение (произведения) художественной литературы. Как правило, это опубликованные документы (издания). Однако можно привести примеры и неопубликованных произведений художественной литературы (рукописные книги, произведения, не опубликованные при жизни автора и существующие в виде списков, и т. д.).

В художественной литературе выделяют собственные типы и виды документов. Их характеристика - задача книговедения и литературоведения. Можно говорить лишь о составе и структуре изданий и их целевом и читательском назначении.

Под читательским адресом этого вида документов понимается направленность на удовлетворение общественного интереса, общественной потребности в литературно-художественном книжном общении.

По составу и структуре изданий выделяют: собрание сочинений, избранное, сборник, серийное издание, издание отдельного произведения (моноиздание), художественно-иллюстрированное издание.

Оценка документов

Обычно в литературе под ценностью понимается свойство данных, предмета, вещи, идеи удовлетворять некие потребности индивида или социальной группы. Такое понимание категории ценности может быть достаточно корректно использовано и применительно к информации, поскольку среди социальных потребностей одно из важных мест занимает именно потребность в информации.

Одна и та же информация может иметь различную ценность, если рассматривать ее с точки зрения использования для достижения различных целей.

Так. сообщение о погоде имеет значительную ценность для охотника, но не представляет обычно никакого интереса для игрока в карты.

Вся информационная деятельность, как и любая интеллектуальная деятельность, связана с оценкой. Следовательно, необходимы методы быстрой и грамотной оценки документов, позволяющие определять их ценностные свойства с большой долей достоверности.

Известно, что ценность документов во многом зависит от профессиональных и личных особенностей их авторов, их таланта, профессиональной компетентности, широты кругозора, идеологических и нравственных позиций. Разумеется, в полной мере это утверждение относится лишь к произведениям литературы и искусства.

Ценность общественно-политических, экономических, естественно-научных, технических, медико-биологических и сельскохозяйственных документов определяется для пользователя и некоторыми другими свойствами. Поэтому при оценке документов целесообразно исходить из информационных свойств, присущих тем или иным текстовым сообщениям.

К свойствам, определяющим информационную значимость документа для пользователя относятся:

1. Актуальность тематики документа.
2. Оригинальность закрепленного в документе знания.
3. Точность сведений, содержащихся в документе.
4. Достоверность приведенных в документе сведений.
5. Полнота сведений об объекте, приведенных в документе.
6. Оперативность фиксирования и распространения сведений.
7. Соответствие формы закрепления знаний целям создания документа.

Приведенные выше свойства относятся только к документам, ориентированным на профессиональную, общественно-политическую и образовательную деятельность.

Ценность художественных произведений и изданий по искусству не рассматриваются, так как эта проблема является предметом изучения литературоведения и искусствоведения. Хотя некоторые из указанных свойств применимы к этим документам.

Рассмотрим каждое из свойств подробнее.

1. Актуальность тематики и содержания документов проявляется как соответствие тематики документа важнейший проблемам общественной жизни, его необходимость для различных отраслей науки и практики.

Это свойство влияет на число потенциальных пользователей, для которых документ может представлять интерес.

Признаки оценки актуальности тематики: тираж документов, место их создания и распространения, количество одноименных документов в общем массиве, частота запросов специалистов п т. д.

Следовательно, когда определяется тираж издания или целесообразность опубликования той или иной статьи в газете или журнале, исходят именно из актуальности содержания сообщения.

2. Оригинальность (новизна) закрепленного в документе знания понимается как наличие в нем максимального количества новых сведений, неизвестных обществу прежде. Новизна означает, что до появления данного документа отраженных в нем сведений в литературе просто не было.

3. Точность сведений, содержащихся в документе, - это минимум искажения информации о реальном положении дел. Точность означает максимальное соответствие объективной реальности, принятым нормам и правилам.

Максимальная точность характерна для стенографических отчетов, диссертации, официальных документов, большинства деловых документов и т. д.

4. Достоверность приведенных сведении трактуется как проверенность сведений, сообщаемых в документе. Достоверными считаются документы. выводы и рекомендации которых внедрены в практику, а приведенные результаты являются воспроизводимыми.

Понятие точности близко к понятию достоверности. Но для точности в большей степени присуще:

предельное соответствие объективной реальности;
наличие в документе минимума фактических искажений;
соответствие ситуации, в которой используется документ.

Существуют документы, которые являются достоверными, так как содержат сведения об уже созданных объектах, но при этом не обладают точностью. Например, рекламные сообщения всегда содержат информацию о товарах, уже имеющихся на рынке, но потребительские свойства этих товаров, их достоинства и характеристики могут быть преувеличены.

С другой стороны, описание изобретения содержит точную информацию об объекте изобретения, однако достоверность этой информации может быть проверена лишь при внедрении этого изобретения.

5. Полнота - это степень детализации данных об объекте, изложенных в документе. В одном документе должно быть максимум того, что нужно пользователю, т. е. отражение в документе всех наиболее существенных данных, характеризующих описываемых объект с различных точек зрения, максимальный охват сведений, имеющихся в распоряжении автора или авторского коллектива.

Полные документы дают возможность получить всестороннее представление об уровне развития проблемы, о путях ее решения, а в случае необходимости дают возможность пользователю воссоздать объект исследования или разработки, получив такой же эффект (например, монография, диссертация, отчет о НИР и т. д.).

6. Оперативность, которая складывается из оперативности получения информации и оперативности ее распространения, доведения до потребителя. Оперативность характеризуется временем, прошедшим с момента окончания работы, до момента предоставления полученных результатов пользователю (время, затраченное на процесс документирования полученного знания, и время, необходимое для распространения новой информации в обществе).

Оперативность предполагает появление сообщений в максимально короткий срок с момента окончания разработки или появления идеи. Результативны только те полученные знания, которые описаны в тех документах. тексты которых могут быть оперативно, при незначительных со стороны пользователя усилиях и затратах, получены им для комфортного использования. В противном случае, даже если изложенный в документах материал будет сверхценным, потребители получат документ, когда искомое ими знание либо устареет, либо будет выявлено другими путями. Пользователь может вообще отказаться от «добывания» документа как от сложной или финансово неоправданной операции.

Оперативными документами сегодня признаются: препринты, доклады на конференциях, конгрессах и т. д.. в меньшей степени статьи в периодических изданиях.

Несколько иной подход существует к определению ценностных свойств электронных документов.

Некоторые свойства в этом случае приобретают иной смысл, а некоторые могут использоваться только для определения ценности электронных документов удаленного доступа.

В частности, в электронной среде изменяется свойство полноты, так как она может оцениваться с учетом имеющихся в электронном документе гиперссылок на другие документы.

Актуальность можно трактовать как оперативность и регулярность обновления документов.

Об оригинальности и достоверности электронных документов можно говорить при наличии в них знака копирайта (©), сведений о регистрации и обновлении ресурса.

Специфическими для электронных документов можно считать такие ценностные свойства как:

Доступность, которую обычно оценивают как понятность читателю по содержанию и наличие достаточного количества экземпляров в библиотеках и книжных магазинах. Для электронных документов свойство доступности определяется условиями доступа (свободный, коммерческий, платный).
Комфортность, оцениваемая как время загрузки ресурса (ожидание в течение минуты считается критическим).
Эргономичность - оптимальное сочетание поисковых, загрузочных, навигационных и дизайнерских характеристик ресурса.
Синергетичность - комплексное представление информации об объекте, позволяющее получать новое знание о нем.
Уникальность - «комплексная оценка тех источников информации, которые по своему наполнению не дублируются, существенно отличаются от аналогов или являются оригинальными, редкими в каком-либо отношении». При оценке уникального документа учитывается не только закрепление авторской идеи в различных документах, но и технические отличия ресурса (например, используемое программное обеспечение).

Документов, обладающих полным набором ценностных свойств, не существует. Это объясняется двумя причинами.

1. Некоторые свойства исключают друг друга. Например, полнота, противоречит оперативности. Существует противоречие между оригинальностью (новизной) и точностью информации, между оригинальностью и достоверностью (например, патент на изобретение, несомненно, оригинальный документ, но достоверным его назвать нельзя, так как изложенное в нем еще не апробировано на практике).
2. На ценность документов влияет и ряд социально-экономических и психологических условий. Эти условия называют еще атрибутами или факторами, влияющими на ценность первичных документов.

Факторы, влияющие на информационную значимость (ценность) документов

К таким факторам относятся те, которые можно самостоятельно найти в тексте документа и на этой основе определить его ценность:

1. Заинтересованность и подготовленность общества (профессионального сообщества) к восприятию документа.
Хорошо известны ситуации, когда оригинальные идеи отвергались современниками как не имеющие научной и практической значимости из-за неподготовленности людей к их восприятию.

Например, биолог Грегор Мендель опубликовал свои работы по наследственности в 1870-х гг., и до 1900 г. ученые-биологи не обращали внимания на полученные им результаты. А в 1900 г. эти же законы наследственности были открыты заново двумя другими учеными. Один из этих ученых нашел после своего открытия работы Менделя в библиографическом указателе по биологии. Этот факт первоначально объясняли информационными барьерами (Г. Менделя никто не знал как ученого, у него не было учеников, научной школы, его работы были опубликованы в заштатном журнале и т. д.). Но историки науки считают, что невнимание к открытию Менделя связано с тем, что он перешел от описательной биологии к экспериментальной, к чему профессиональное сообщество в тот период еще не было готово.

Другой пример. Много лет в СССР не принимались к публикации работы по надежности машин и механизмов. Считалось, что это не научное направление. Сегодня же имеется большое количество специализированных журналов по этому направлению.

2. Уровень развития отрасли знания в той стране, где работает автор.

Более ценными являются документы тех стран, в которых данная область науки или отрасль техники развивается на мировом уровне, т. е. уровень развития области знания в стране определяет ценность публикаций, влияя на такие их свойства как актуальность и оригинальность.

Например, более ценными можно считать документы по металлургии, созданные в Швеции, японские документы по электронике, документы российских математиков.

3. Политика, проводимая государством и внимание, уделяемое развитию данного направления (финансирование, наличие научных и образовательных центров, техническое оснащение, кадровый потенциал).

Отношение государства к развитию определенной отрасли или проблемы в значительной степени влияет на актуальность, оригинальность, оперативность и полноту создаваемых документов.

Например, в СССР большое внимание государством уделялось развитию оборонной промышленности. Оборонно-промышленный комплекс получал максимальное финансирование, в него входило большое количество научно-исследовательских институтов и вузов, оснащенных передовой приборной базой. Это приводило к тому, что именно документы, созданные в этих организациях, являлись наиболее используемыми в мире, что ярко иллюстрируется их отражением в международных библиографических базах данных.

4. Потенциал конкретных организаций, где выполняется работа.

В публикациях обычно указывается место работы автора. 'Этот показатель позволяет при отборе наиболее ценных документов ориентироваться на те организации, которые являются ведущими в разработке той или иной проблемы.

Например, с большей вероятностью ценными окажутся документы в области математики, созданные в Математическом институте им. В. А. Стеклова РАН или документы по физике, авторами которых являются сотрудники Физико-технического института им. А. Ф. Иоффе РАН.

Таким образом, ценность публикации определяется и уровнем исследования проблемы в той организации, где работает ее автор.

5. Предшествующий опыт автора документа.

Фамилия автора и в научной, и в художественной литературе всегда говорит о значимости документа для пользователя. Пользователь всегда предпочтет документ, автором которого является специалист, имеющий хорошую научную репутацию в профессиональном сообществе.

Например, если выбирать из документов схожей тематики, одни из которых созданы автором, имеющим докторскую степень в изучаемой области, а другие его аспирантом, с большой вероятностью ценнее окажется документ, принадлежащий ученому с более высокой квалификацией.

6. Предшествующий опыт пользователя документа.

При восприятии документа огромное значение имеет кругозор и профессиональная компетентность потенциального пользователя. Самый замечательный, но недоступный пользователю по используемому аппарату, терминологии и т.п. документ не будет для него ценным. Неподготовленному пользователю нельзя предлагать такие же документы, как и специалистам высокой квалификации, даже если эти документы посвящены одной проблеме. Предшествующий опыт пользователя определяет для него актуальность, оригинальность, полноту и достоверность документов.

Например, монография, излагающая последние достижения в области генетики, не может быть предложена для изучения школьнику, осваивающему эту проблему, т. к. ему будут недоступны ни терминология и стиль изложения, ни используемый научный аппарат.

7. Степень засекреченности информации.

Автор часто публикует не то. что ему хочется, и не тогда, когда сам этого желает, а выполняет решения работодателей, которые основаны на необходимости сохранения государственной или коммерческой тайны. Степень засекреченности информации всегда влияет на полноту и оперативность отражения информации в документах.

8. Наличие и сила языковых барьеров.

Документ теряет свою ценность для пользователя при публикации на экзотических языках.

Например, в международные библиографические базы данных отбираются только те русскоязычные публикации, которые представляют собой значительный прорыв в определенных направлениях (космическое оружие, психотропное оружие и т. п.). Проблема слабого цитирования наших публикаций, а значит, к их слабого использования, в том, что в мире практически не знают русского языка. И исследования российских ученых часто остаются неизвестными мировому сообществу.

Другой пример: «Журнал физики и техники полупроводников» (одни из ведущих российских журналов в области физики) стал самым высоко цитируемым журналом мира в этой области, когда начал выходить в русском и английском языках.

Связь ценностных свойств документа с теми социально-экономическими факторами, которые влияют на его создание

Оригинальность (новизна) содержания документа во многом определяется уровнем развития проблемы в той или иной стране, предшествующим опытом автора документа, научным потенциалом той организации. где работает автор.

Полнота документа во многом зависит от уровня развития проблемы в ведущих странах и организациях, профессионализма автора (т. с. степень овладения им всем запасом имеющихся знаний).

Полнота зависит и от цели создания сообщения.

Например:

Если целью является погружение в проблему, необходимы наиболее полные документы, многоаспектно рассматривающие проблему (монография, диссертация).
Если имеется заинтересованность в осуществлении какой-либо практической деятельности, необходима и информация, позволяющая решить конкретные практические задачи (практические руководства и пособия).
Если цель привлечение внимания, то может оказаться достаточным предоставление пользователю рекламных сообщений, заметок в газетах и журналах п т. д.

Полнота документа зависит и от степени засекреченности тематики исследований. Стремление получить конкурентные преимущества приводят к тому, что создаваемые организацией документы не позволяют использовать чужие решения или воспроизводить объекты. Эти документы лишь сообщают о наличии неких исследований и разработок.

В процессе использования на полноту документа влияет предшествующий опыт пользователя документа.

Авторы, создавая сообщения, полагаются на общую с читателем память. Именно наличие такой общей памяти позволяет автору быть лаконичным, что-то опускать, в определенных ситуациях отказываться от доказательств и пояснений, считая излагаемые материалы общеизвестными. Если представления автора и пользователя об уровне подготовки пользователя совпадают, то последний оценит документ как достаточно полный. Если же у пользователя не хватает профессиональной подготовки, эрудиции, то документ будет для него неполным и из-за этого непонятным.

Таким образом, ценностные свойства присущи любому документу, но они всегда относительны.

Относительность ценностных свойств документов связана с тем, что:

Каждое ценностное свойство принадлежит одному документу больше, чем другим документам этой же тематики.
Ценностные свойства документов одной тематики и одной разновидности будут зависеть от страны и организации, в которых создан документ. репутации и профессиональной компетентности автора, времени создания и т. д.
Для каждого пользователя в разные периоды на первый план выходят разные ценностные свойства.
Ценностные свойства конкретного документа могут меняться во времени из-за появления новых документов, более оригинальных, полных. точных, достоверных и т. д.

Закономерности развития документального потока

Вся совокупность документов, существующих в мире, формирует первичный документальный поток.

Документальный поток - совокупность функционирующих в обществе первичных документов.

Во многом эффективность профессиональной деятельности связана с умением анализировать документальный поток. Владение методами такого анализа позволяет выявлять:

именно ту социальную информацию, которая предпочтительна для профессиональной деятельности;
наиболее авторитетные и актуальные материалы;
уровень информационной обеспеченности отрасли или проблемы;
направления и темпы развития различных областей научно-практической деятельности;
вклад отдельных стран, организаций, авторских коллективов в развитие тех или иных областей;
интегративные связи между отраслями и проблемами.

Судя по определению, документальный поток представляется некоторой абстракцией. Реальным объектом он становится лишь в процессе его выявления и анализа.

Чаще всего рассматривают тематическую, типовидовую, географическую. языковую, издательскую, организационно-фирменную и авторскую структуру потока. В подавляющем большинстве случаев в качестве ведущего, базового избирают признак тематики или отраслевой принадлежности документов. На этой основе выделяют отраслевой поток (например, документальный поток по прикладному искусству, литературоведению. атомной энергетике, педиатрии) или поток документов сквозной, межотраслевой тематики (проблемы экологии и рационального природопользования; защиты материнства и детства; историко-культурные традиции какого-либо региона и т. д.). Далее в пределах отрасли или тематического направления анализируют все другие структуры и, прежде всего, типовидовую, географическую, авторскую.

Однако бывают случаи, когда интерес представляет деятельность каких-либо организаций, авторов или авторских коллективов (при составлении биобиблиографических указателей или указателей трудов коллективов. например), либо состояние книгоиздания. Тогда в качестве основных рассматривают соответственно организационно-фирменную, авторскую и издательскую структуры, а уже в их пределах тематику документов. Это позволяет охарактеризовать профиль и диапазон деятельности организаций (в том числе, издательств и редакций журналов) и специалистов.

Таким образом, можно говорить о различных структурах документального потока

Структура документального потока - это устойчивые связи между документами, объединение элементов по каким-либо признакам.

Исходя из этого, можно выделить существующие структуры документального потока:

1. Семантическая структура - явные и скрытые содержательные, смысловые связи между документами. Выявление семантической структуры - установление связи между документами на уровне тематики его изучения и на уровне глубинных семантических (смысловых) связей.

2. Видовая структура - это связи между документами по признакам вида и жанров документов, типа литературы в потоке. Если семантическая структура отвечает на вопрос «о чем документы?», то видовая структура «зачем?», «для кого?» они созданы.

3. Авторская структура - это связи между документами по признаку их создателя. Изучить авторскую структуру означает:

выявить весь перечень авторов, занимавшихся этой темой:
выявить самых продуктивных авторов, имеющих наибольшее число публикаций по теме;
определить новых авторов, только начавших изучение темы.

4. Организационно-фирменная структура позволяет выявлять ключевые точки роста потока документов (научно-исследовательские и проектно-конструкторские коллективы, занятые разработкой профильной проблематики). Изучить организационно-фирменную структуру означает:

• увидеть весь перечень коллективов, занимающихся данной проблемой на основе анализа публикаций по теме;
• выделить те научные коллективы, которые наиболее системно изучают эту проблему (много соавторских работ в течение длительного времени);
• составить перечень новых коллективов, возможно перспективных, по их первым публикациям последних лет.

5. Географическая структура - это структурные связи между документами по признаку региона (страны, города, административной области), в котором был создан документ.

6. Языковая структура близка к географической, но с течением времени увеличивается доля мирового потока на английском языке. Сейчас нарастает также доля публикаций на восточных языках (китайском, корейском. японском и др.).

7. Издательская структура - это связи между документами по признаку издающей организации. Анализ издательской структуры потока позволяет выявить наиболее продуктивные издательства, поставляющие ежегодно максимальное количество изданий определенной тематики, а также увидеть группу новых издательств, осваивающих отраслевую проблематику первыми изданиями.

8. Хронологическая структура - связи документов в потоке по времени их выхода в свет.

Анализ структуры документального потока позволяет уточнить поисковый запрос и критерии отбора публикаций, показывая на работы каких авторов и авторских коллективов, организаций, фирм, стран следует обратить особое внимание. По особенностям структуры документального потока судят о состоянии и направлениях развития самой научно-практической деятельности.

Знание закономерностей развития документального потока важно для многих отраслей. Прогнозирование объема документальных фондов и памяти ЭВМ, перспектив полиграфической промышленности, книгоиздания и книгораспространения, обучения в высшей и средней школе и т. д. Это и многое другое определяется особенностями фиксации и передачи обществу социальной информации, а значит, и развитием документального потока.

Активное изучение закономерностей документального потока началось в XX в. благодаря эмпирически выявленным тенденциям его «поведения» во времени. Можно выделить следующие основные закономерности документального потока:

1. Постоянный рост объема документального потока, выражающийся в непрерывном увеличении числа вновь создаваемых документов. Динамика роста документального потока - это тенденция изменения годового объема потока с течением времени.

Увеличение числа документов в потоке - объективная закономерность, связанная с ростом населения, числа научных работников в мире, развитием интеллектуального потенциала цивилизации.

По росту ПДП в отдельной области деятельности можно сказать, живет эта область или умирает, каково ее состояние. Исходя из динамики ПДП, все сферы деятельности можно разделить на 3 группы:

Отрасли ускоренного развития, период удвоения объема потока составляет менее 10 лет (экономика, языкознание, радиоэлектроника, приборостроение и др.).
Отрасли средних темпов развития с периодом удвоения объема потока от 10 до 20 лег (геология, юридические науки, археология, этнография).
Отрасли, развивающиеся медленными темпами, с периодом удвоения свыше 20 лет (история, педагогика, литературоведение, классическое машиностроение, угольная промышленность в целом и др.).
Затухающие области знания, где объем годовою потока не возрастал, а уменьшался с течением времени. Например, поток документов о классических языках (древнегреческом, латыни и др.).

2. Старение информации и документов.

Старение документов - объективный процесс утраты ими ценностных свойств с течением времени, прежде всего, за счет появления в потоке новых документов с более оригинальной, полной, достоверной информацией об объекте.

Таким образом, можно считать, что главная причина старения информации и документов - развитие знания об окружающем мире. Следовательно. темпы старения должны будут зависеть от темпов познания конкретной предметной области.

Например, в генетике, физике, информационных технологиях темпы старения чрезвычайно высоки, а в архитектуре, искусствоведении, археологии старение идет очень медленно.

Явлению старения противостоит процесс актуализации информации, очевидцами которого мы являемся. Актуализация - это возвращение к активному использованию публикаций прошлых лет, происходящее в связи с переоценкой обществом каких-либо концепций, идей, методов, способов производства. Часто причиной такой переоценки становится осознание ошибочности путей, избранных в социальной жизни или науке; получение новых знаний, позволяющих иначе взглянуть на опыт предшественников: стремление к рассмотрению проблем в историческом ракурсе. Актуализация проявляется сначала в повышении спроса на литературу прошлых лет издания, а затем в переиздании этих работ с развернутыми вступительными статьями и комментариями современных авторов.

3. Концентрация и рассеяние информации в документальном потоке.

Рассеяние публикаций - это факт опубликования статей определенной тематики в непрофильных, то есть не относящихся к данной отрасли, журналах.

Родоначальником изучения явления рассеяния считается американский химик Самюэль Бредфорд. Проанализировав в 20-30-е гг. XX в. распределение статей по электротехнике, геофизике, трению и смазке, он так описал выявленную закономерность:

Закон Брэдфорда - эмпирическая закономерность распределения публикаций по изданиям, согласно которой в списке научных журналов, расположенных в порядке убывания числа статей по заданному вопросу, можно выделить три зоны, содержащие равное число статей по заданному вопросу. Эти три зоны различаются количеством и качеством составляющих их журналов:

в первую зону (зону ядра) входят профильные журналы, непосредственно посвященные заданному вопросу;
во вторую зону входят журналы, частично посвященные заданному вопросу;
в самую многочисленную третью зону входят журналы, тематика которых далека от заданного вопроса.

Интенсивность рассеяния зависит от стадии разработки проблемы.

На этапе возникновения нового научного направления отсутствие специализированных журналов приводит к рассеянию публикаций.
На этапе его становления возникают сначала тематические сборники, а затем и профильные периодические издания. Для этого периода характерна концентрация публикаций.

Когда же перед уже сформировавшимся направлением встает задача широкомасштабного внедрения результатов в другие отрасли, инновационные публикации будут помещаться в непрофильных журналах (то сеть рассеиваться), а материалы дальнейших исследований проблемы - в специализированных. Для специалистов, интересующихся данным направлением, рассеяние первых публикаций - потеря ценнейшей информации, а рассеяние инновационных сообщений несущественно, так как в них содержатся сведения, уже известные по публикациям в профильных журналах.

Зная закономерности рассеяния информации в определенной области, можно установить:

связи данной проблемы с другими областями и направлениями научных исследований;
крут продуктивных, то есть публикующих наибольшее число статей но какой-либо проблеме и наиболее используемых журналов;
период и основные этапы развития научных направлений.

Прослеживается прямая связь темпов роста потока документов, темпов старения документов в нем и степени рассеяния статей в мировой периодике.

4. Фрагментарность и дублирование документов в документальном потоке.

Фрагментарность - появление в потоке документов, содержащих фрагмент сведений об объекте (только одна его частная характеристика, описание одного события, результата, свойства) без цельного представления об объекте изучения.

В результате «осколки» знания об объекте, рассеянные во многих странах мира, на разных языках на значительный период времени, должен собрать воедино библиограф, инженер по информации или аналитик информационных ресурсов.

Фрагменты могут быть опубликованы в недоступном ведомственном сборнике статей, оформлены в виде тезисов доклада, зарегистрированы в виде патента и т. д.

Высокий уровень фрагментарности связан с высокими темпами развития предметной области, а также с высокими темпами старения документов.

Любое сообщение об объекте с течением времени может стать «фрагментарным». Например, монография, справочник через несколько лет будут отражать лишь часть сведений об объекте, но тем не менее они останутся обобщающими по отношению к предшествующим документам.

Существенно осложняет работу специалистов, особенно в сети Интернет. явление дублирования информации.

Дублирование - наличие в потоке документов, повторяющих сведений теоретического и фактического характера об одном объекте. Многократное содержательное дублирование сведений вызвано:

необходимостью оповещения широкой читательской аудитории о событиях социальной жизни (перепечатки сообщений в газетах и журналах разных ведомств и регионов);
важностью доведения значимых сведений до читателей разного возраста и уровня подготовки (повторение сведении в изданиях разных типов, видов, жанров);
сложностью и противоречивостью процесса получения нового знания (дублирование авторской концепции в разных видах документов - статьях, диссертации, книгах и т. д.);
желанием сохранить и сделать доступными для использования труды мыслителей прошлого (стереотипные переиздания);
постепенным наращиванием знания (переиздания с дополнениями и изменениями);
кумуляцией данных (ежегодные и сводные статистические издания, иные фактографические массивы и базы данных).

Рассмотренные закономерности характеризуют поток как активно развивающееся, непрерывно пополняемое и используемое множество взаимосвязанных документов:

динамика роста потока выражается в непрерывном увеличении числа ее элементов и связей между ними;
старение документов заключается в появлении новых, семантически и прагматически более значимых элементов в потоке;
рассеяние публикаций описывает неравномерную интенсивность пополнения потока через отдельные входы в него: страны, организации, авторы, издательства, журналы, виды материальных носителей;
фрагментарность и дублирование документов - фактор порционного пополнения и развития потока.

23.04.2020, 2157 просмотров.